La prima nota è un documento contabile non obbligatorio ma molto utile, perché consente di rendicontare in maniera semplice, precisa e accurata le principali transazioni finanziarie di un’attività o di un’azienda.
Sebbene si tratti di un documento non sottoposto a obbligatorietà (per la precisione, è obbligatorio soltanto per i commercianti al dettaglio esonerati dalla certificazione dei corrispettivi o, in alternativa, nel caso in cui tale certificazione avvenga in altro luogo rispetto a quello in cui svolgono la propria attività) la prima nota contabile è comunque molto importante. Il motivo è presto spiegato: si tratta infatti di un registro da compilare per tenere traccia di tutte le operazioni economiche e dei flussi finanziari di un’azienda o di un’attività professionale.
In buona sostanza, serve per annotare le entrate e le uscite e, in modo particolare, i movimenti in contanti di cui è più difficile mantenere con costanza una rendicontazione precisa e accurata. Dal momento che la sua redazione, come si diceva in precedenza, non è obbligatoria, le regole per la compilazione della prima nota sono poche, piuttosto semplici e non richiedono né un modello, né una procedura standardizzata.
Come si legge nella guida di Danea alla prima nota contabile, questo speciale documento viene in genere redatto sotto forma di tabella. Nei diversi campi di intestazione di quest’ultima si dovranno riportare alcune informazioni fondamentali relative all’operazione da rendicontare, tra cui la data di esecuzione e la descrizione della tipologia di operazione eseguita. Occorre in aggiunta specificare l’importo della transazione – andando a indicare se si riferisce a una spesa o a un’entrata –, il tipo di documento fiscale a cui la nota in questione è associata (ad esempio uno scontrino, una fattura, e così via) e l’ammontare del proprio saldo una volta conclusa l’operazione.
Come si vede, i dati da inserire sono quelli principali, dal momento che è consigliabile dare forma un documento che si riveli semplice e rapido sia da creare, sia da consultare. Lo scopo è infatti quello di fare una fotografia dello stato corrente dei movimenti finanziari dell’azienda, senza esagerare con la quantità e la tipologia di informazioni inserite.
Correttamente compilata, la prima nota contabile consente peraltro di semplificare la gestione del cosiddetto libro giornale, ossia quel registro su cui– come previsto per legge dal Codice civile – si è obbligati ad annotare tutte le transazioni effettuate da un’azienda in un determinato periodo.
